Ote isännöitsijän arjesta

Isännöitsijän työ on todella monipuolista ja tässä työssä jos missä, pätee sanonta, että ei ole koskaan samanlaista päivää. Tiettyjä rutiineja on, mutta silti joka päivä myös jotain uutta. Isännöitsijä on yksi palanen isossa kokonaisuudessa, joten työ on myös paljon yhteydenpitoa eri tahoihin. Lakimuutokset ja vaikkapa digitalisaatio pitävät huolen, että aina ollaan uuden edessä. Se tekee osaltaan työstä mielenkiintoista ja tietenkin se, että tätä tehdään yhdessä ihmisten kanssa, asukkaiden, hallitusten sekä yhteistyökumppaneiden.

Päivä käyntiin sähköpostien läpikäymisellä

Tyypillinen isännöitsijän työpäivä alkaa sähköpostivirran kahlaamisella. Aamun ensimmäinen tunti meneekin yleensä siihen, että vastailen asiakkaan kysymyksiin ja toimitan työmääräyksiä eteenpäin. Isännöitsijän sähköpostiin tulee mainoksia ja yhteistyötarjouksia välillä kymmeniä päivässä. Niiden seasta poimitaan tärkeimmät postit, joiden aiheuttamat toimenpiteet hoidetaan heti eteenpäin. Monesti asiat ovat kuitenkin sellaisia, että niitä ei voi heti hoitaa, vaan ne odottavat vaikkapa jonkun toisen kommenttia, ne merkitsen aina, jotta ei vaan jää hoitamatta. Hyvä sähköpostinhallinta on tärkeää isännöitsijän työssä, koska viestejä tulee niin paljon.

Yhteistyötä huoltoyhtiön kanssa päivittäin

Aamusella soitellaan huoltoyhtiön kanssa puolin ja toisin, jos taloista on löytynyt jotain teknisiä ongelmia, tai jos asukkaat ovat soittaneet huollolle työmääräyksiä, joiden hoitamisessa on ongelmia. Usein osakkaalle ei ole täysin selvää, mitkä työt kuuluvat osakkaan vastuulle, taloyhtiön vastuulle, minkä pystyy huoltoyhtiö hoitamaan, ja mihin on tilattava ulkopuolinen urakoitsija. Työ onkin paljon myös asukkaiden ohjeistamista asumiseen liittyvissä asioissa ja opastamista sähköisten palveluiden käyttöön. Meidän tapauksessa ISTOnetistä löytää helposti vastauksen moniin kysymyksiin.

Isännöitsijä kuuntelee

Isännöitsijälle tulee usein myös puheluita, joissa tulee varsinaisen asian lisäksi juteltua kaikkea muuta: Naapureiden edesottamuksia, soittajan perheenjäsenten puuhia ja soittajien elämäntarinoitakin on joskus kuunneltu pitkään. Onpa joku joskus sanonut suoraan, että hän ei ole jutellut kenenkään kanssa pitkään aikaan. Isännöitsijällä on monesti sivuroolina myös olla kuuntelija. On aina mukavaa, kun saa jonkun hyvälle mielelle.

Usein viikoittain ottaa yhteyttä myös joku, jonka mielestä palvelu on huonoa, taloyhtiön hallitus on huono, talo on huono ja isännöitsijäkin vain huononee koko ajan. Koskaan ei voi miellyttää kaikkia, eikä palautetta kannata jäädä sen kummemmin vatvomaan. Täytyy kuitenkin muistaa, että kurjassakin palautteessa voi olla totuuden siemen, joten kannattaa käydä asia läpi ja tarkistaa, jos korjattavaa on.

Yhteistyö taloyhtiön hallituksen kanssa täytyy olla saumatonta

Yhteydenpito hallitusten kanssa tapahtuu nykyisin melko paljon sähköpostin kautta. Hallitukselle voidaan lähettää sähköisesti kokouskutsut, pöytäkirjat allekirjoitettavaksi sähköisen allekirjoituksen avulla, ja voipa koko hallituksen kokouksenkin pitää sähköisesti lukuisin eri keinoin. Osa päivästä meneekin aina pöytäkirjojen tai kokouskutsujen valmisteluun ja viestittelyyn hallitusten kanssa. Jos hallitus on havainnut taloyhtiössä korjaustarpeita, tehdään niistä alustavia suunnitelmia ja kyselyitä, jotta saadaan arvioitua mahdollisen korjauksen hinta, ja se, pitääkö hanketta viedä eteenpäin yhtiökokouksen kautta vai riittääkö hallituksen päätös asiasta.

Monesti käy niin, että pikkuremontista kasvaakin iso, ja sen vuoksi pohjatyöt ja suunnitelmat kannattaa tehdä huolellisesti. Hallitustyö kokouksineen saattaa venähtää välillä pitkälle iltaan, onhan iso osa hallitusten jäsenistä työelämässä, ja kokoukset pidetään siksi ilta-aikaan.

Isännöitsijä valvoo korjausten ja saneerausten etenemistä

Meneillään olevien korjausten tilannetta isännöitsijä seuraa enimmäkseen omatoimisesti, mutta isompien saneerausten tiimoilta pidetään työmaakokouksia, joissa saattaa vierähtää muutamakin tunti, jos on ilmennyt ongelmia. Saneerauksissa on erittäin tärkeää, että isännöitsijä, urakoitsija, suunnittelijat ja valvoja kokoontuvat säännöllisesti käydäkseen yhdessä läpi ilmenneet ongelmat ja kysymykset sekä aikataulun ja budjetin pitävyyden. Näin huomataan heti, jos jokin on menossa vikaan.

Tiedottamista ja tarjouspyyntöjä

Tiedotteet taloyhtiöön täytyy tehdä niin, että ne saavuttavat kaikki, joita asia koskee. Tiedotetta tehdessä mietin tarkkaan, onko asia sitä luokkaa, että sen voi tiedottaa yhdellä tiedotuksella ilmoitustaululle, vai täytyykö tiedote laittaa postiluukusta kaikille asukkaille tai lähettää myös muualla asuville osakkaille

Iltapäivällä toimistolla hiljenee ja tuolloin on aikaa tehdä asioita, jotka vaativat enemmän keskittymistä, kuten vaikkapa vertailla tarjouksia tai kirjoitella tarjouspyyntöjä. Usein tarjouspyyntöön tulee vastaukseksi erisisältöisiä tarjouksia, jolloin tarjousten vertailu voi käydä hyvinkin monimutkaiseksi. Tarjouspyyntöjä tehdessä pitääkin olla tarkka ja yksityiskohtainen siitä, mitä haluaa tarjoukseen sisältyvän, ettei vertailu käy mahdottomaksi.

Kirjoittaja: Anu Anttila, isännöitsijä.

Anulla on yli 22 vuoden kokemus isännöintitehtävistä. Hän on suorittanut Isännöitsijän ammattitutkinnon (IAT) ja häneltä löytyy myös turvallisuusalan perustutkinto sekä talotalotekniikan koulutusta.

Ota yhteyttä

Design By Digitaali
ISTO Group Oy
2157160-3
ISTO Espoo Oy
3107682-5
ISTO Kaakkois-Suomi Oy
0826511-8
ISTO Etelä-Suomi Oy
2830044-3
ISTO Itä-Suomi Oy
0864416-9
ISTO Pohjois-Savo Oy
3097433-2
Design By Digitaali