ISTOn asiakaspalvelussa me olemme asiakkaan ensikontakti, kun hänellä on jokin asumiseen liittyvä kysymys mielessä. Asiakkaiden auttaminen ja palveleminen on meidän päätyömme ja vastaamme mieltä askarruttaviin kysymyksiin ja ratkaisemme asiakkaidemme ongelmia monia kertoja päivässä.
Nykyään asiakas voi toki saada vastauksen helposti myös sähkoisesti ISTOnetistä tai ISTOapista, josta löytyy Asumisen tietopankki -palvelu ja vastaus yli 600 asumisen arkeen, kunnossapitoon tai remontointiin liittyvin asioihin.
Mutta mitä meiltä sitten kysytään? Alla listattuna 11 kysytyintä kysymystä sekä vastaukset niihin.
Oletko sinäkin kenties kysynyt joskus jonkun näistä kysymyksistä?
1. Olen uusi asukas taloyhtiössä, kenelle ja mitä minun tulee ilmoittaa?
Kun muutat ostamaasi tai vuokraamasi asuntoon, on tärkeää tehdä muuttoilmoitus maistraattiin/postiin sekä myös meille, sillä tiedot maistraatista eivät välity isännöintitoimistolle. Näin tietosi saadaan kirjattua järjestelmään sekä pyyntö huoltoyhtiölle nimenvaihdosta oveen sekä mahdolliseen alatauluun porrashuoneessa. Muistathan muuton yhteydessä myös vakuuttaa uuden kotisi.
2. Olen ostanut asunnon taloyhtiöstä, mitä asiakirjoja minun tulee toimittaa, jotta osakerekisteröinti osakeluetteloon tehdään?
Jotta osakerekisteröinti voidaan tehdä tulisi sinun toimittaa seuraavat asiakirjat isännöintitoimistoon; kopio kauppakirjasta, kopio osakekirjasta siirtomerkinnällä (mikäli taloyhtiössä ei olla vielä siirrytty sähköiseen rekisteriin), ilmoitus/todistus varainsiirtoverosta. Jos asuntokaupassa on ollut mukana välittäjä, niin hän on useimmiten se, joka toimittaa isännöintitoimistoon kaikki tarvittavat dokumentit.
3. Mistä varaan saunavuoron ja autopaikan?
Pääsääntöisesti isännöintitoimisto hoitaa saunavuorojen ja autopaikkojen hallinnoinnin. Asiakaspalvelun kautta saat varattua itsellesi saunavuoron tai autopaikan tai osaamme ohjata sinut ottamaan yhteyttä oikeaan paikkaan. Varauksien muutoksista ja peruutuksista tulisi myös aina olla yhteydessä isännöintitoimistoon.
Saunavuoroissa on hyvä muistaa, että vuorot pyritään varaamaan niin, että tyhjiä vuoroja ei jäisi saunojien väliin. Näin pystymme pitämään turhasta saunan lämmityksestä tulevat kulut kurissa.
4. Vastikelaskujen muutokset ja e-laskun tilaaminen?
Jos sinulla herää kysymyksiä vastikelaskuista tai haluat tehdä muutoksia esimerkiksi vesimaksuihin, niin ole yhteydessä meihin. Vastikelaskut lähetetään pääsääntöisesti koontilaskuna aina vuodeksi eteenpäin heti yhtiökokouksen jälkeen, kun vastikkeet on vahvistettu. Vastikelaskuista sinun kannattaa aina tarkistaa, että esimerkiksi vesimaksujen määrä on oikein ja olla tarvittaessa yhteydessä asiakaspalveluun muutoksista.
E-laskun saat käyttöösi tekemällä sopimuksen omassa verkkopankissasi. Sopimuksen tekemiseen tarvitset vastikelaskusta löytyvän viitenumeron tai asiakasnumerosi.
5. Milloin veden- tai sähkönkäytön tasauslaskutus tapahtuu?
Taloyhtiöissä on erilaisia käytäntöjä, mutta pääsääntöisesti tasauslaskutus tehdään kerran vuodessa.
6. Haluaisin tietää asunnon lainaosuuden määrän? Haluaisin maksaa omaan asuntooni kohdistuvan lainaosuuteni pois?
Taloyhtiöiden lainaosuuksien pois maksaminen vaihtelee taloyhtiöittäin. Pääsääntöisesti oman asunnon lainaosuuden poismaksu on mahdollista maksaa taloyhtiön lainanlyhennys ajankohtina yksi tai kaksi kertaa vuodessa ilman erillisiä pankin kuluja. Eri taloyhtiöissä tämä kuitenkin vaihtelee, riippuen myös pankista. Asian voit aina tarkistaa asiakaspalvelustamme.
Jos haluat maksaa huoneistoosi kohdistuvan lainaosuuden pois, selvitä ensin, milloin se on mahdollista ja aiheutuuko siitä mahdollisia ylimääräisiä kuluja. Kustannukset tulevat aina osakkaan maksettavaksi.
Ilmoitus pitää tehdä kirjallisesti (esim. sähköpostilla) hyvissä ajoin, mielellään yhtä kuukautta ennen taloyhtiön lainanlyhennyspäivää. Lasku oman lainaosuuden poismaksamisesta toimitetaan laskelmien jälkeen ja eräpäivä laskulla on aina ennen taloyhtiön varsinaista lyhennyspäivää, jotta suoritus ehtii näkyä taloyhtiön tilillä.
7. Asunnossani on huoltotoimenpiteitä vaativia töitä, keneen olen yhteydessä?
Huoltopyynnöissä, kuten vuotava hana, sinun kannattaa olla suoraan yhteydessä taloyhtiösi huoltoyhtiöön. Näin voit sopia ajan käynnille huoltoyhtiön kanssa suoraan.
8. Kenen vastuulla ovat kunnossapitoon liittyvät asiat?
Taloyhtiön ja osakkaan välillä vastuu kunnossapidosta vaihtelee. Vastuut voi tarkistaa vastuunjakotaulukosta. Mikäli taloyhtiölläsi on ISTOnetti-palvelu käytössä, voit helposti tarkistaa sieltä löytyvästä vastuunjakotaulukosta kenelle vastuu kuuluu.
9. Naapuri aiheuttaa häiriötä, kuinka minun tulisi toimia?
Taloyhtiön viihtyvyyteen vaikuttaa paljon se, että naapureiden kanssa yhteiselo sujuu. Toimithan aina talon järjestyssääntöjen mukaisesti. Järjestyssäännöt löytyvät useimmiten taloyhtiösi ilmoitustaululta tai mikäli taloyhtiössä on käytössä ISTOnetti-palvelu, voit tarkistaa säännöt myös sieltä.
Mikäli suunnittelet asunnossa remonttia tai järjestät kodissasi juhlat mistä saattaa aiheutua normaalia lujempaa ääntä ilmoita asiasta aina hyvissä ajoin etukäteen taloyhtiön ilmoitustaululla. Muista aina varmistaa ilmoituksesta huolimatta, että et häiritse kohtuuttomasti naapureita.
Mikäli naapuri aiheuttaa häiriötä sopimattomiin aikoihin kannattaa ensin keskustella häiriön aiheuttajan kanssa asiasta. Naapuri ei välttämättä tiedä, että esimerkiksi hänen koiransa ulvoo yksin ollessaan tai musiikin kuuntelun äänet kantautuvat kotiisi häiritsevästi. Jos häiriöt edelleen jatkuvat ja keskustelu ei ole auttanut, ota yhteyttä isännöintitoimistoon. Häiriökäyttäytymisestä on hyvä pitää kirjaa milloin ja miten häiriöt ovat tapahtuneet, jotta ne on helpompi todentaa.
Tarvittaessa turvaudu poliisin apuun tilanteen rauhoittamiseksi, jos häiriöt ovat vakavia ja tapahtuvat yö aikaan.
10. Haluan tehdä asunnossani remonttia, mitä ja milloin minun pitää ilmoittaa isännöintitoimistoon?
Mikäli haluat maalata tai tapetoida tai uusia lattiamateriaalin aikaisempaa vastaavalla tyypillä (esim. laminaatti uusitaan uudella laminaatilla) ei sinun tarvitse tehdä erikseen ilmoitusta. Jos kyseessä on isompi remontti, missä tehdään sähkö-, lvi- tai rakennusteknisiä töitä tulee muutostyöilmoitus aina tehdä isännöintitoimistoon. Muutostyö on hyvä tehdä hyvissä ajoin ennen remontin aloitusta, jotta se ehditään käsitellä.
Muistathan, että taloyhtiöllä on aina oikeus valvoa osakkaan tekemiä remontteja ja tarvittaessa oikeus käyttää asiantuntijaa. Valvonta ei poista vastuuta urakasta osakkaalta tai sen tekijältä. Taloyhtiöllä on oikeus periä valvontakustannukset osakkaalta.
Ilmoitamme aina erikseen, kun tekemäsi ilmoitus on käsitelty ja remontti voidaan aloittaa.
11. Miten saan lisää avaimia?
Jos sinulla on tarvetta tilata lisäavaimia huoneistoosi, niin ota yhteyttä meihin. Lisäavaintilaukset hoidetaan isännöintitoimiston kautta. Tilauspyyntö tulisi tehdä aina kirjallisesti joko sähköpostilla tai piipahtamalla esim. paikallisella toimistossa allekirjoittamassa tilauslomake. Muistathan, että vain asunnon omistajalla on oikeus tilata lisäavaimia asuntoon. Kustannukset lisäavaimista maksaa asunnon omistaja ja lisäavaimen hinta riippuu avaimen mallista.
Jos asunnon avaimia katoaa, tulisi asiasta aina ilmoittaa isännöintitoimistoon ja huolehtia, että kadonnut avain ei joudu vääriin käsiin.
Kirjoittaja: Minttu Makkonen
Asiakaspalvelun tiiminvetäjänä asiakkaiden auttaminen ja ongelmien ratkominen on minulle ensiarvoisen tärkeää. Viestinnän ja asukaspalveluiden kehittäminen on myös lähellä sydäntäni. Olen toiminut erilaisissa asiakaspalvelutehtävissä kiinteistöalalla jo yli kymmenen vuotta.
