Mistä on kyse?
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen asunto-osakkeiden omistajarekisteri, johon Maanmittauslaitos kirjaa omistusta ja panttausta koskevat tiedot.
Uusi laki tuli voimaan vuoden 2019 alusta ja kaikkien taloyhtiöiden on liityttävä rekisteriin vuoden 2023 loppuun mennessä. Lakimuutoksen myötä osakeluettelon rinnalle syntyy käsite osakehuoneistorekisteri ja osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitokselle.
Osakkeenomistajalle taloyhtiön liittyminen osakehuoneistorekisteriin mahdollistaa paperisista osakekirjoista luopumisen.
Maanmittauslaitos avasi osakehuoneistorekisterin rajapinnat isännöintijärjestelmiä varten 8.12.2020. Taloyhtiön osakeluettelon ylläpidon siirto Maanmittauslaitokselle tullaan suorittamaan vuosien 2022–2023 aikana. ISTO oli ensimmäisten joukossa, ketkä saivat ohjelmatoimittajan kanssa rajapinnan avattua Maanmittauslaitoksen kanssa.
Ensimmäisiä siirtoja teimme jo vuonna 2021 ja nyt olemme vieneet jo yli puolet isännöimiemme yhtiöiden tiedot järjestelmään. Itse huoneistotietojärjestelmään tiedon vieminen on nopeaa, mutta valmistelut ennen sitä vaativat aikaa.
Muistilista osakkeenomistajalle:
Osakehuoneistorekisteriin siirrytään kaksivaiheisesti. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Kun osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitokseen, taloyhtiö ilmoittaa kirjallisesti asiasta kaikille osakkeenomistajille, kun paperisen osakekirjan voi muuttaa sähköiseen muotoon.
Osakas voi muuttaa paperisen osakekirjan sähköiseksi omistajamerkinnäksi, huolehtimalla osakekirjan mitätöinnistä, kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään Maanmittauslaitokselle.
Osakkeenomistajalla on velvollisuus huolehtia osakekirjan mitätöinnistä 10 vuoden kuluessa, jos
- Osakekirja on hallussasi
Huolehdi, että hakemuksessasi on suostumuksesi tai jokaisen yhteisomistajan suostumus osakekirjan mitätöinnille - Osakekirja on pankissa lainan vakuutena
Voit valtuuttaa pankkisi tekemään omistusoikeuden rekisteröinnin puolestasi allekirjoittamalla suostumuksen osakekirjan mitätöimiseksi. Huomioithan, että pankit yleensä perivät tästä erillisen palkkion. Selvitä pankistasi pankin perimän palkkion suuruus. - Osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut
Sinun on haettava osakekirjan kuolettamista asuinpaikkasi käräjäoikeudelta. Kun olet saanut päätöksen käräjäoikeudesta, liitä se mukaan Maanmittauslaitoksen hakemukseen - Jos osakehuoneisto vaihtaa omistajaa (mm. kauppa, ositus, lahja, perintö, testamentti), on muutosta haettava kahden kuukauden kuluessa luovutuskirjan allekirjoituksesta tai omistusoikeuden siirtymisestä
Osakkeenomistaja on haettava itse osakekirjan sähköistä omistusta suoraan Maanmittauslaitokselta. Maanmittauslaitoksen sivuilta osakkeenomistaja pääsee täyttämään ja tulostamaan hakemuksen omistusoikeuden rekisteröintiä varten. Mukaan on aina liitettävä alkuperäinen osakekirja. Maanmittauslaitos perii rekisteröimisestä 63 euron suuruisen maksun.
Maanmittauslaitoksen kirjausviiveen takia asuntokaupan yhteydessä on edelleen hyvä toimittaa kopio kauppakirjasta tai muusta saantokirjasta isännöintitoimistolle, jotta vastikkeet ja mahdolliset lainaosuudet saadaan laskettua heti oikein.
Huomioithan myös, että maanmittauslaitos toimittaa isännöintitoimistolle tiedon vain omistusoikeuden rekisteröimisestä ja omistusoikeuden siirtymispäivästä. Mikäli kaupanteon yhteydessä on sovittu hallintaoikeuden tai vastikevastuun siirtymisestä eri ajankohtana kuin omistusoikeuden siirtymisestä, ei tieto välity isännöintitoimistolle. Tämän vuoksi on hyvä toimittaa kopio saannosta jatkossakin isännöintitoimistolle.
Yhteystietojen päivitys jatkossa huoneistotietojärjestelmään
Kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään ja kun omistus on muutettu sähköiseen omistajamerkintään, et enää tarvitse paperista osakekirjaasi. Paperisen osakekirjan häviämisen tai tuhoutumisen riski poistuu samalla.
Taloyhtiö ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään osakeluettelon siirron yhteydessä tiedossa olevan osakkaan postiosoitteen sekä mahdollisen sähköpostiosoitteen tiedottamista varten. Jatkossa taloyhtiö käyttää huoneistotietojärjestelmään ilmoitettuja yhteystietoja esimerkiksi yhtiökokouskutsujen lähettämistä varten.
Kun teet sähköisen omistuksen rekisteröintiä, ilmoita samalla yhteystietosi (sähköposti ja postiosoite) osakekeluetteloa sekä tiedottamista varten. Näin yhteystietosi ovat ajan tasalla ja tieto näistä päivittyy myös samalla isännöintitoimistolle oikein.
Jos yhteystietoja ei ilmoiteta, Maanmittauslaitos käyttää postiosoitteena Väestötietojärjestelmässä (VTJ) tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) olevaa osoitetta.
Jatkossa muuttuneet yhteystiedot on ilmoitettava Maanmittauslaitokselle suoraan.
Lisää tietoa ja ohjeita löydät Maanmittauslaitoksen sivuilta.
